Telefoninterview: So bereiten Sie sich auf den Anruf vor
Ein Telefoninterview ist kurz, entscheidet aber oft über die Einladung zum Gespräch. So bereiten Sie sich mit Stellenanzeige und dem tatsächlich versandten Lebenslauf vor, führen das Gespräch und gehen danach vor.
Wozu das Telefoninterview dient
Das Telefoninterview ist häufig die erste Auswahlstufe nach der Bewerbung. Es klärt offene Fragen aus den Unterlagen und ist meist die Vorstufe zum persönlichen Gespräch. Das österreichische Arbeitsmarktservice (AMS) rät, mit ähnlichen Fragen zu rechnen wie im persönlichen Vorstellungsgespräch[1]. Die Dauer hängt von der Art des Anrufs ab: spontane Gespräche dauern laut AMS meist 10 bis 20 Minuten, vereinbarte Gespräche 20 bis 60 Minuten, und ersetzt der Anruf das Vorstellungsgespräch, kann es auch länger als 60 Minuten dauern[1]. StepStone nennt für den üblichen Fall 15 bis 30 Minuten[2].
Weil Körpersprache wegfällt, zählen Stimme, Wortwahl und Klarheit. Das Telefoninterview prüft im Kern, ob Ihre Bewerbung zur Stelle passt.
Vor dem Anruf: von Stellenanzeige und Lebenslauf ausgehen
Das AMS empfiehlt sieben Vorbereitungsschritte. Die wichtigsten für Ihre Bewerbung[1]:
- Das Unternehmen kennen: Tätigkeitsbereiche und Standorte, und wer anruft (künftige Führungskraft, Personalabteilung oder eine externe Personalberatung).
- Die eigenen Unterlagen genau kennen: Lebenslauf, Bewerbungsschreiben und Stellenanzeige noch einmal lesen und das Anforderungsprofil verstehen, damit Sie begründen können, warum Sie geeignet sind. Legen Sie die Unterlagen griffbereit hin.
- Auf Fragen zu Person und Qualifikation vorbereiten, auch auf schwierige Fragen.
- Eigene Fragen notieren: Rückfragen zu Tätigkeiten, Unternehmen oder Team zeigen Interesse und Motivation.
- Den Ablauf üben, am besten mehrmals mit einer Freundin oder einem Freund.
Wer mehrere Lebenslauf-Fassungen verschickt, sollte genau die Fassung bereithalten, die dieses Unternehmen bekommen hat: Der Anruf bezieht sich darauf.
StepStone ergänzt, dass Sie sich einen roten Faden für Ihren Werdegang überlegen und mit konkreten Beispielen üben sollten[2].
Gehaltsvorstellung und Eintrittstermin
Häufig geht es am Telefon auch um die Gehaltsvorstellung und den frühestmöglichen Eintrittstermin[2]. Überlegen Sie vorher, welche realistische Spanne Sie nennen und wann Sie wirklich anfangen können, auch unter Berücksichtigung Ihrer Kündigungsfrist. Unser Leitfaden zu den Gehaltsvorstellungen zeigt, wie Sie die Spanne herleiten.
Beim Anruf: Technik und Ruhe
Das AMS rät außerdem zu diesen praktischen Punkten[1]:
- Einen ruhigen Platz wählen, an dem Sie niemand stört, und Notizen lieber mit Block und Stift machen, weil Tippgeräusche am Laptop stören können.
- Prüfen, ob der Handyempfang am gewählten Ort gut ist, und das Handy vollständig laden.
- Bei Nervosität hilft ein Glas Wasser in Reichweite und tiefes Durchatmen.
Ein spontaner Anruf muss nicht sofort geführt werden: Passt der Zeitpunkt nicht, können Sie um einen Termin bitten[1]. StepStone weist darauf hin, dass manche Unternehmen unangekündigt anrufen und ein ungünstiger Moment kein Problem ist, wenn Sie höflich um einen anderen Zeitpunkt bitten[2].
Als No-Gos nennt das AMS Lärm (Musik, Hundegebell, Unterbrechungen), Unpünktlichkeit, Desinteresse und Ablenkung durch andere Anrufe oder Nachrichten während des Gesprächs[1].
Der Ablauf eines typischen Gesprächs
StepStone beschreibt sechs Phasen[2]:
- Begrüßung mit kurzem Smalltalk.
- Vorstellung des Unternehmens, der Stelle und der nächsten Schritte durch den Arbeitgeber: Notizen helfen bei Rückfragen.
- Ihre Selbstvorstellung: Werdegang, Qualifikationen, Motivation.
- Fragerunde zu Erfahrung, Stärken, Schwächen und Interesse, danach Zeit für Ihre eigenen Fragen.
- Organisatorisches: Gehaltsvorstellung und frühester Eintritt.
- Verabschiedung: Dank, Interesse bekräftigen und nach den nächsten Schritten fragen.
Lassen Sie die Gesprächsführung beim Recruiter und halten Sie Pausen aus, ohne sie zu füllen[2]. Antworten Sie kurz und mit einem konkreten Beispiel aus Ihrem Lebenslauf.
Nach dem Anruf: hier verlieren viele Zeit
Mit dem Auflegen ist die Arbeit nicht erledigt. StepStone empfiehlt, das Gespräch zu reflektieren, Verbesserungen zu notieren und eine kurze Dankes-E-Mail zu schicken[2]. In der Praxis:
- Notieren Sie Namen, gestellte Fragen, den angekündigten nächsten Schritt und die erwartete Frist.
- Erledigen Sie Zugesagtes (ein Dokument, einen Terminvorschlag) zügig.
- Schicken Sie eine kurze Dankesnachricht, wenn Sie weiterhin Interesse haben.
- Tragen Sie das Datum des nächsten Schritts in Ihre Bewerbungsübersicht ein, damit Sie zum richtigen Zeitpunkt nachfassen können. Unser Leitfaden zum Nachfassen nennt übliche Fristen und Vorlagen.
Wenn mehrere Bewerbungen laufen
Wer sich breit bewirbt, verliert schnell den Überblick: Welche Firma war das, und welchen Lebenslauf hat sie erhalten? Halten Sie pro Bewerbung Anzeige, versandten Lebenslauf und Notizen an einem Ort bereit. Klingelt dann das Telefon, finden Sie alles in Sekunden. Unser Leitfaden zur Vorbereitung auf Vorstellungsgespräche führt die Arbeit für die späteren Runden fort.
Häufige Fragen
Muss ich einen unbekannten Anruf sofort annehmen?
Sie können ihn annehmen und, wenn es nicht passt, höflich um einen Termin bitten. Rufen Sie dann zur vereinbarten Zeit zurück.
Darf ich beim Telefoninterview Notizen vor mir haben?
Ja, der Gesprächspartner sieht sie nicht. Nutzen Sie Stichworte und Ihre Beispiele, keinen Text zum Ablesen.
Soll ich schon im ersten Anruf über Gehalt sprechen?
Seien Sie vorbereitet, falls danach gefragt wird, und nennen Sie eine realistische Spanne.
Was, wenn die Verbindung abbricht?
Dann rufen Sie zurück oder warten auf den Rückruf, und klären das kurz zu Beginn des Gesprächs.