Organizar e acompanhar as suas candidaturas: método e tabela de acompanhamento
A partir de uma dezena de candidaturas, a memória deixa de chegar: a quem dar seguimento, que versão do CV enviou, onde está o anúncio antes da entrevista? Um acompanhamento simples, atualizado todas as semanas, responde a estas perguntas e poupa-lhe tempo.
Porque deve acompanhar as suas candidaturas?
Uma procura de emprego dura semanas, muitas vezes meses. Sem acompanhamento, voltam sempre os mesmos três problemas:
- Os anúncios desaparecem: um anúncio é muitas vezes retirado assim que a vaga é preenchida ou a empresa tem candidatos suficientes. Se lhe ligarem três semanas depois, já não consegue reler o que pediam.
- Os seguimentos perdem-se: sem a data de envio registada, não sabe a quem escrever nem quando.
- As entrevistas são mal preparadas: precisa de saber que CV e que carta essa empresa recebeu, e o que já lhe disse.
O acompanhamento também lhe dá distância: com todas as candidaturas no mesmo sítio, vê o que funciona e o que não leva a lado nenhum.
O que registar em cada candidatura
Para começar, uma folha de cálculo chega. Estas são as colunas que recomendamos, uma linha por candidatura:
| Coluna | O que escrever | Para que serve |
|---|---|---|
| Data | O dia do envio (ou em que guardou o anúncio) | Saber quando dar seguimento |
| Empresa | O empregador e, se existir, a empresa de recrutamento | Evitar candidatar-se duas vezes |
| Função | O título exato do anúncio | Encontrar a versão certa do CV |
| Link | O endereço do anúncio | Voltar à fonte |
| Cópia do anúncio | O texto do anúncio ou um PDF guardado | Preparar a entrevista mesmo que o anúncio já não exista |
| Estado | A candidatar, enviada, entrevista, proposta, recusa… | Ver em que ponto está cada oportunidade |
| Contacto | Nome e e-mail do recrutador, se os souber | Saber a quem escrever |
| Próxima ação | O que falta fazer e até quando | Não deixar nada pendente |
| Notas | CV e carta enviados, contactos, impressões | Chegar preparado a cada contacto |
Estados claros para cada etapa
O estado é a coluna mais útil: permite ordenar, contar e decidir o que fazer. Mantenha uma lista curta e sempre igual:
- A candidatar: o anúncio interessa-lhe, a candidatura ainda não foi enviada.
- Enviada: a candidatura seguiu, está à espera de resposta.
- Sem resposta: o prazo que definiu passou, mesmo depois de dar seguimento.
- Entrevista: há uma entrevista marcada ou já realizada.
- Proposta: a empresa faz-lhe uma proposta.
- Contratado: aceitou.
- Recusada ou Desistência: a empresa disse que não, ou foi você que desistiu.
Registe a data de cada mudança de estado, não apenas o estado atual: é esse histórico que lhe diz quanto tempo as empresas demoram a responder.
Guarde sempre uma cópia do anúncio
É o hábito mais esquecido e o mais útil. Quando se candidatar, copie o texto do anúncio para o seu acompanhamento ou guarde a página em PDF. Antes de uma entrevista, poderá reler as funções, as competências pedidas e as palavras usadas pela empresa, mesmo que o anúncio já não esteja online.
Guarde da mesma forma o que enviou: o CV adaptado, a carta, as respostas ao formulário. Para adaptar cada CV sem recomeçar do zero, veja como adaptar o CV a um anúncio.
Uma rotina semanal de 20 minutos
O acompanhamento só funciona se estiver atualizado. Em vez de registar tudo à pressa, reserve um momento fixo todas as semanas:
- Atualizar os estados com os e-mails e telefonemas da semana.
- Identificar os seguimentos a fazer: candidaturas enviadas há cerca de uma semana ou mais, sem notícias. O nosso guia sobre como dar seguimento a uma candidatura explica o momento e o tom.
- Preparar as próximas entrevistas: reler o anúncio guardado e o que enviou (veja como preparar uma entrevista de emprego).
- Escolher os anúncios da semana: os que correspondem mesmo ao seu perfil.
- Escrever uma linha de balanço: o que avançou e o que está parado.
O ritmo: qualidade antes da quantidade
Enviar muitas candidaturas iguais dá a sensação de avançar, mas um CV genérico responde mal a cada anúncio. Mais vale enviar menos candidaturas, escolhidas e adaptadas, do que uma longa lista que não dá em nada.
Defina um objetivo realista, adequado ao tempo de que dispõe, e mantenha-o semana após semana. A regularidade conta mais do que picos de atividade seguidos de longas pausas.
Meça a sua própria taxa de resposta
A sua tabela dá-lhe números muito mais úteis do que médias gerais: os seus. Uma vez por mês, conte:
- A taxa de resposta: candidaturas que receberam resposta (positiva ou não), a dividir pelas candidaturas enviadas.
- A taxa de entrevistas: candidaturas que levaram a uma entrevista, a dividir pelas candidaturas enviadas.
- O tempo de resposta: o número de dias entre o envio e a primeira resposta.
Depois compare por tipo de função, pelo site onde encontrou o anúncio ou consoante tenha adaptado ou não o CV. Se um tipo de candidatura nunca recebe resposta, é um sinal: reveja a escolha dos anúncios, o CV ou a carta.
Evite o esgotamento
Procurar emprego cansa, e o silêncio das empresas pesa. Alguns hábitos ajudam a aguentar no tempo:
- Limite o tempo que dedica todos os dias às candidaturas e guarde dias livres.
- Concentre-se no que controla: candidaturas cuidadas, seguimentos feitos, entrevistas preparadas, mais do que as respostas recebidas.
- Feche as oportunidades mortas: passar para «Sem resposta» uma candidatura sem notícias depois do seguimento liberta a cabeça.
- Registe os progressos: uma entrevista conseguida, um comentário útil, uma competência acrescentada ao CV.
Perguntas frequentes
Folha de cálculo ou aplicação: o que usar para acompanhar candidaturas?
Uma folha de cálculo chega se a atualizar todas as semanas. Uma aplicação ou uma extensão como o Trakrio poupa-lhe o registo: a candidatura é guardada no momento do envio, com o anúncio e os documentos enviados.
Quantas candidaturas devo enviar por semana?
Não existe um número certo para todos. Escolha um ritmo que consiga manter adaptando cada candidatura, em vez de um grande volume de candidaturas iguais.
Quando devo considerar que uma candidatura ficou sem resposta?
Defina uma regra e aplique-a sempre: por exemplo, dar seguimento cerca de uma semana depois do envio e passar a candidatura para «Sem resposta» se nada chegar nos dias seguintes.
Porque devo guardar uma cópia do anúncio de emprego?
Porque o anúncio é muitas vezes retirado antes de a empresa o contactar. Sem cópia, prepara a entrevista sem saber exatamente o que a função exigia.