Der Bewerbungsprozess aus Bewerbersicht: die Phasen und was Sie in jeder tun

Die Phasen eines Auswahlverfahrens im Überblick

Reihenfolge und Anzahl der Phasen unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen: Ein kleiner Betrieb entscheidet oft nach einem einzigen Gespräch, ein Konzern lädt zu mehreren Runden ein. Der häufigste Ablauf sieht etwa so aus:

Die Sichtung der Bewerbungsunterlagen

Diese Phase sehen Sie nicht. Die Personalabteilung, oft unterstützt durch ein Bewerbermanagementsystem (ATS), gleicht die Bewerbungen mit den Anforderungen der Anzeige ab. Ein allgemeiner Lebenslauf hat es hier schwer: Stellenbezeichnungen, Kenntnisse und die erwarteten Schlüsselbegriffe müssen leicht zu finden sein.

Was Sie tun können: den Lebenslauf an jede Stellenanzeige anpassen, prüfen, ob er von Bewerbermanagementsystemen gut gelesen wird, und sich nur bewerben, wenn Sie in zwei Sätzen erklären können, warum die Stelle zu Ihnen passt (siehe Passt die Stelle zu mir?).

In dieser Phase ist Funkstille normal. Sie bedeutet weder Ja noch Nein: Bewerbungen werden oft gesammelt gesichtet, manchmal erst nach Ende der Bewerbungsfrist.

Das Telefoninterview

Ein erstes, kurzes Gespräch am Telefon oder per Video, häufig mit jemandem aus dem Recruiting statt mit der künftigen Führungskraft. Geklärt werden die Punkte, an denen es später scheitern könnte: Motivation, frühestmöglicher Eintrittstermin und Kündigungsfrist, Arbeitsort, Gehaltsvorstellung, manchmal Sprachkenntnisse.

• Bereiten Sie eine Selbstpräsentation von zwei Minuten vor: Ihr Werdegang, was Sie suchen, warum diese Stelle.
• Haben Sie Ihre Konditionen im Kopf: Bruttojahresgehalt oder Spanne, Eintrittstermin, Homeoffice, Umzugsbereitschaft.
• Fragen Sie nach dem weiteren Ablauf: Phasen, Gesprächspartner, Zeitplan.

Tests, Assessment-Center und Probearbeit

Je nach Stelle folgt ein Fachtest, eine Fallstudie, eine Arbeitsprobe, ein Persönlichkeits- oder Logiktest. Fragen Sie vorab nach Format, Dauer und Bewertungskriterien: Das ist eine übliche Frage, und die Antwort hilft Ihnen bei der Vorbereitung.

Manche Unternehmen setzen, etwa bei Trainee- oder Führungspositionen, ein Assessment-Center ein: einen halben bis ganzen Tag mit mehreren Übungen, oft gemeinsam mit anderen Bewerbenden, etwa Gruppendiskussion, Präsentation, Postkorbübung oder Rollenspiel. Beobachtet wird, wie Sie vorgehen, nicht nur das Ergebnis. Bleiben Sie in der Gruppe sachlich, lassen Sie andere ausreden und behalten Sie die Zeit im Blick.

Im Handwerk, in der Pflege oder in der Gastronomie kommt ein Probearbeitstag vor: Sie arbeiten einige Stunden im Betrieb mit. Klären Sie vorher, wie lange er dauert, was Sie tun werden und ob Sie dafür bezahlt werden.

Die Vorstellungsgespräche

Oft gibt es mehrere: mit der Personalabteilung, mit der künftigen Führungskraft, manchmal mit dem Team oder der Geschäftsführung. Jede Runde hat einen anderen Schwerpunkt: die Personalabteilung den roten Faden im Lebenslauf und die Konditionen, die Führungskraft Ihre Kompetenzen und Arbeitsweise, das Team die Zusammenarbeit im Alltag.

Bereiten Sie konkrete Beispiele nach der STAR-Methode vor, lesen Sie die beim Bewerben gesicherte Anzeige noch einmal und notieren Sie, was Sie wem gesagt haben. Unser Ratgeber Vorstellungsgespräch vorbereiten erklärt die typischen Fragen und welche Sie selbst stellen sollten.

Liegt das Gespräch weiter entfernt, klären Sie vorab, ob das Unternehmen die Reisekosten übernimmt. Sind Sie arbeitslos oder von Arbeitslosigkeit bedroht, kann die Agentur für Arbeit Bewerbungs- und Reisekosten aus dem Vermittlungsbudget fördern; einen Rechtsanspruch darauf gibt es nicht, und der Antrag muss vor dem Gespräch gestellt werden, bevor Kosten entstehen.

Eine kurze Dankes-E-Mail am selben Tag kommt gut an. Verstreicht der genannte Termin ohne Nachricht, ist eine höfliche Nachfrage üblich: siehe nach einer Bewerbung nachfassen.

Referenzen und Arbeitszeugnisse

In Deutschland legen Sie Ihrer Bewerbung meist Arbeitszeugnisse bei: Bei Ende eines Arbeitsverhältnisses haben Sie Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis, auf Wunsch auch mit Angaben zu Leistung und Verhalten (§ 109 Gewerbeordnung). Manche Unternehmen fragen zusätzlich nach Referenzen, also nach Personen, die sie anrufen dürfen.

Kommt diese Frage am Ende des Verfahrens, ist das oft ein gutes Zeichen. Nennen Sie Personen, die Ihre Arbeit kennen, und informieren Sie sie vorab: die angestrebte Stelle, was Sie zusammen gemacht haben, welche Punkte das Unternehmen ansprechen könnte. Nennen Sie Ihren aktuellen Arbeitgeber nur, wenn Sie damit einverstanden sind, dass er von Ihrer Bewerbung erfährt.

Das Angebot und Ihre Antwort

Die Zusage kommt oft zuerst telefonisch, dann schriftlich. Prüfen Sie vor dem Unterschreiben Stelle, Gehalt (brutto, fix und variabel), Arbeitsort, Arbeitszeit, Urlaub, Eintrittsdatum und Probezeit. Ist eine Probezeit vereinbart, darf sie höchstens sechs Monate dauern, und in dieser Zeit kann mit einer Frist von zwei Wochen gekündigt werden (§ 622 Abs. 3 BGB). Passt Ihnen ein Punkt nicht, sprechen Sie ihn jetzt an, nicht nach der Unterschrift.

Warten Sie noch auf die Antwort eines anderen Unternehmens? Es ist üblich, um ein paar Tage Bedenkzeit zu bitten. Sagen Sie das offen und nennen Sie ein konkretes Datum für Ihre Antwort.

Die Absage, und was Sie daraus machen

Eine Absage kann in jeder Phase kommen, oft ohne Begründung. Nach einem Gespräch können Sie mit ein oder zwei gezielten Fragen um Feedback bitten („Was hat am Ende den Ausschlag gegeben?“): Nicht alle antworten, aber eine Antwort ist für die nächste Bewerbung viel wert.

Bietet das Unternehmen an, Ihre Unterlagen in seinem Talentpool zu behalten, stimmen Sie zu, wenn es Sie interessiert, und notieren Sie es: Eine neue Stelle dort einige Monate später ist ein guter Anlass, sich wieder zu melden.

Bei jeder Bewerbung wissen, wo Sie stehen

Laufen mehrere Verfahren parallel, verwechselt man schnell Phasen, Ansprechpersonen und Termine. Notieren Sie für jede Bewerbung mindestens:

• Die aktuelle Phase und das Datum, an dem Sie sie erreicht haben.
• Die angekündigten Phasen und den Zeitplan, den das Unternehmen genannt hat.
• Ihre Ansprechpersonen: Name, Funktion, was Sie ihnen gesagt haben.
• Den nächsten Schritt: einen Test vorbereiten, an einem bestimmten Tag nachfassen, Referenzen schicken.

Eine Tabelle genügt: unsere kostenlose Bewerbungstabelle hat die Spalten und Status bereits. Die ganze Methode (Status, Wochenroutine, Rücklaufquote) finden Sie im Ratgeber Bewerbungen im Blick behalten.

Ihre Rechte im Bewerbungsverfahren

• Schutz vor Benachteiligung: Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) gilt auch für Bewerberinnen und Bewerber (§ 6 Abs. 1). Sie dürfen nicht wegen ethnischer Herkunft, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Identität benachteiligt werden (§§ 1 und 7 AGG), und eine Stelle darf nicht unter Verstoß dagegen ausgeschrieben werden (§ 11 AGG).
• Frist für Ansprüche: Fühlen Sie sich bei einer Absage benachteiligt, müssen Sie Ansprüche auf Schadensersatz oder Entschädigung innerhalb von zwei Monaten schriftlich geltend machen, gerechnet ab Zugang der Absage, sofern ein Tarifvertrag nichts anderes vorsieht (§ 15 Abs. 4 AGG).
• Arbeitszeugnis: Beim Ausscheiden aus einem Arbeitsverhältnis können Sie ein schriftliches, klar formuliertes Zeugnis verlangen (§ 109 Gewerbeordnung).

Häufige Fragen

Quellen

1. Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz, § 1 (Ziel des Gesetzes)
2. Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz, § 6 (Bewerberinnen und Bewerber als Beschäftigte)
3. Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz, § 7 (Benachteiligungsverbot)
4. Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz, § 11 (Ausschreibung)
5. Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz, § 15 (Entschädigung und Schadensersatz, Frist)
6. Gewerbeordnung, § 109 (Zeugnis)
7. Bürgerliches Gesetzbuch, § 622 (Kündigungsfristen, Probezeit)
8. Bundesagentur für Arbeit: Förderung aus dem Vermittlungsbudget